Nastansky, Ludwig; Paper: Bürokommunikation, in: Hrsg. Franz-Josef Kaiser und Günter Pätzold, Wörterbuch für Berufs- und Wirtschaftspädagogik, Klinkhardt, Bad Heilbrunn 1999, pp. 162 - 164..

THEMES: Nastansky, Ludwig\...\Office-Systems | Paper\Efficiencies
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YEAR: 1999
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Stichwort "Bürokommunikation"

Bürokommunikation beschreibt die Gesamtheit der betriebswirtschaftlichen Vorgänge, die den Daten-, Nachrichten-, Informations- und Wissensaustausch zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einer Organisation im Umfeld ihrer Arbeitsplätze umfassen. Im Zentrum steht der physische Ort, in dem die individuellen Arbeitsplätze der Menschen angesiedelt sind (= das Büro). Dieser Ort ist strukturiert nach Verantwortungsbereichen, organisatorischen Funktionen, Abteilungen, Projekten, o.ä. zweckmäßigen Gliederungsaspekten zur Abwicklung der administrativen Tätigkeiten einer Organisation. Regelmäßig ist dieser Ort darauf ausgerichtet, der Arbeitsplatz für mehrere, in Arbeitsgruppen kooperierenden Mitarbeitern zu sein. Die Kommunikationsprozesse sind entsprechend daraufhin zu gestalten, in diesem wichtigen Teilsegment einer Organisation die Zusammenarbeit der Betroffenen untereinander zu optimieren (interne Kommunikation) und gleichzeitig die in dieser Umgebung erbrachten Dienstleistungen möglichst effektiv nach außen zu erbringen (externe Kommunikation).

Die zur Bürokommunikationen genutzten Technologien und Medien sind derzeit einem starken Umbruch unterzogen. Sie umfassen - nach wie vor - einen hohen Anteil papierbasierter Prozesse und 'klassischer' Bürotechnologien (vor allem Telefon oder Fax). Die zunehmende Fülle und vor allem Aktualitäts- und Qualitätsanforderungen an Informationen, die täglich im Büro erfaßt, verarbeitet, weitergegeben, abgelegt und wiedergefunden werden müssen, macht aus wirtschaftlichen Gründen jedoch ein grundlegendes Umdenken und neuartige Prozeßgestaltung für Bürokommunikation immer dringlicher. Ein Großteil der typischerweise auf den Schreibtischen im Büro verarbeiteten Informationen ist in seinem wirtschaftlichen Wert vor allem kurzfristiger Natur und veraltet entsprechend schnell. Papier als bisher vorherrschender Informations- oder Datenträger wird zunehmend unwirtschaftlich. Diese Unwirtschaftlichkeiten liegen in den Personalkosten von Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die mit dem Papier umgehen müssen, sie liegen in der physischen Prozeßumgebung, die mit der Papierverwendung zusammenhängt (Schreibmaschinen, Schreibtische, Drucker, Kopierer, Ablageflächen, Büroschränke, Regale, Archive) wie auch in den Materialkosten des Papiers selber (Beschaffung, Lagerung, Bereithaltung, Entsorgung).

Entsprechend setzen sich mehr und mehr computergestützte Informations- und Kommunikationstechnologien in der Bürokommunikation durch. Die mit computergestützten Werkzeugen abwickelbaren Bürofunktionen erstrecken sich auf Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten bzw. Datenobjekten u.a. im Hinblick auf Text, Kalender-/Zeitinformationen, Daten, Zahlen, Tabellen, Geschäftsgraphik oder elektronische Kommunikation. Das damit duchgeführte elektronische Informations- und Kommunikationsmanagement im Büro umfaßt u.a. Adress- und Korrespondenzmanagement, Baustein- und Serienbriefe, Funktionen für (Vollltext-) Suche und vielfache Kategorisierung bei Dokumenten und Vorgängen, Bearbeitung und Archivierung von Vorgangsmappen, grafisch-modellierte Prozeßvorbereitung und -abwicklung im Workflow-Management, Berücksichtigung von differenzierten Bearbeitungsrechten nach Rollen, Arbeitsgruppen- oder Arbeitsgruppenzugehörigkeit, elektronische Post sowie Bereitstellung netzbasierter Dienste am Arbeitsplatz, vor allem auch aus dem Internet, Elektronische Agenten für wiederkehrende Aufgabenstellungen, Konzepte zur zunehmenden Unterstützung eines Wissens-Managements (an Stelle eines reinen Daten-Managements).

Die zu einer effektiven Bürokommunikation notwendigen Computertechnologien sind erst in den 90-er Jahren zur Marktreife gelangt. Im Vordergrund sind hier Teamarbeits-orientierte computergestützte Systeme zu nennen, die den wichtigen Schritt vom Personal Computing zum Inter-Personal Computing ermöglichen. Für diese Systeme hat sich der Name Groupware herausgeprägt. Groupware konzentriert sich darauf, die Vielfalt der Kommunikationsprozesse innerhalb der in Büros angesiedelten Arbeitsgruppen und zwischen den verschiedenen Arbeitsgruppen im Rahmen eines integrierten Intranet einer Organisation in effektiver Weise zu unterstützen. Darüberhinaus enthält das Intranet auch Komponenten, die eine nahtlose Integration der Bürokommunikation nach außen über ein Extranet ermöglichen.

Wichtige konzeptionelle und funktionale Merkmale derartiger Groupware-basierter Systeme zur Bürokommunikation erstrecken sich auf Mechanismen zur Unterstützung der Kommunikation, Kollaboration sowie Koordination der Büroarbeit: (1) Bereitstellung leistungsfähiger elektronischer Aktenschränke in einer verteilten Datenbankumgebung; (2) Nutzung flexibler, zur Aufnahme multimedialer Informationsobjekte geeigneter Datenstrukturen in sog. Verbund-Dokumenten, wie sie sich etwa auch im World-Wide-Web durchgesetzt haben; (3) Unterstützung der integrierten Gruppenkommunikation durch Ansätze für Team-orientierte gemeinsame Daten- /Informations-Erzeugung, -Weiterbearbeitung und -Ablage; (4) Integration von Werkzeugen für Textverarbeitung und Dokumentenmanipulation; (5) Optionen für leistungsfähige Import- und Exportfunktionen von vielfältigen Datenobjekten aus den verschiedensten, weitverbreiteten Werkzeugumgebungen; (6) Integrierte Verwaltung externer Datenbestände und Informationsobjekte, die an anderer Stelle erzeugt wurden und im Bürokommunikationsprozeß selber nicht weiterverarbeitet, sondern allenfalls gelesen werden; (7) Elektronische Post zur Unterstützung der Punkt-zu-Punkt Kommunikation zwischen einzelnen Büromitarbeitern; (8) Differenziertes und leistungsfähiges Management des Zugangs zum Bürokommunikationssystem, intern innerhalb des physischen Büros, wie auch von außen; (9) Sicherheitsmanagement, Datenschutz und Vertraulichkeitsschutz der im Büroinformationssystem gehaltenen Daten sowie der gesamten Kommunikationsprozesse; (10) Bereitstellung leistungsfähiger und differenzierter Entwicklungsumgebungen, die es einerseits den Mitarbeitern selber erlauben, die typischerweise stark individuellen Gegebenheiten eines Bürokommunikationssystems selber auszugestalten und andererseits professionellen Systementwicklern die Möglichkeit geben, standardisierbare Lösungen zu entwickeln und zur Nutzung auf einem Markt für Bürokommunikationssysteme anzubieten.

Aufbau und Nutzung eines computerbasierten Büroinformations- und -kommunikationssystems sind regelmäßig mit einem Paradigmenwechsel (grundlegenden Strukturwandel) begleitet, der typisch für die aktuellen Entwicklungstendenzen derartiger Systeme in Forschungs und Praxis anzusehen ist: (1) Der Trend zum papierlosen Büro wird unterstützt; (2) ein auf elektronischer Bürokommunikation basierendes System ist nicht mehr an physische Büroumgebungen in Gebäuden gebunden, sondern bildet, ganz unabhängig davon, ein sog. virtuelles Büro; damit wird u.a. eine ganz andere Plattform für Zusammenarbeits- und Kooperationsformen im Büro ermöglicht, wie etwa Telearbeit, verteilte Bürostandorte oder mobile Tätigkeiten; (3) die elektronischen Informationsobjekte umfassen nicht nur die aus der Papierwelt gewohnten Dokumentenformate, sondern sind gleichermaßen offen für nicht papierbasierte, audio-visuelle Datentypen (Multimedia) mit ihren entsprechenden innovativen Anwendungs- und Verarbeitungsoptionen. Alle diese Änderungen haben erhebliche Auswirkungen auf die Rolle des Menschen am (Büro-) Arbeitsplatz und auf Büroberufe.

Literatur

Gabriel, R., K. Bergau, F. Knittel und H. Taday: Büroinformations- und Kommunikationssysteme, Heidelberg (Physica) 1994.

Hansen, H. R.: Wirtschaftsinformatik I, insbes. auch Kap. 4 "Büroinformationssysteme", 7. Aufl., Stuttgart - Jena ( UTB Fischer) 1996, S. 215 - 260.

Computergestützte Arbeitsplätze und Bürokommunikation. In: Handbuch Wirtschaftinformatik, Hrsg. K. Kurbel und H. Strunz, Stuttgart (Poeschel) 1990, S. 543 - 637.

Nastansky, L., O. M. Behrens, P. Ehlers und T. Schicker: Büroinformationssysteme - Groupware, Mobile Computing, Projektmanagement und Multimedia. In: Bausteine der Wirtschaftsinformatik. Hrsg. J. Fischer, W. Herold, W. Dangelmaier, L. Nastansky und R. Wolff, 2. Aufl., Hamburg (S+W Verlag) 1995, S. 267 - 369 (Textteil), S. 591 - 606 (Aufgabenteil), S. 645 - 660 (Lösungsteil).

Rautenstrauch, C.: Effiziente Gestaltung von Arbeitsplatzsystemen. Konzepte und Methoden des persönlichen Informationsmanagements. Bonn - Reading - u.a. (Addison - Wesley) 1997.