XEROX: Zu: Paperless Office, in: akademy.de, akademie.de 2001.

THEMES: XEROX
YEAR: 2001
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User: Anonymous


LABEL: Paperless Office
PEOPLE: XEROX
THINGS: Office
TIME: 2001
 
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15.02.2001

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Mittlere und große Unternehmen in Europa könnten jährlich insgesamt 2,8 Milliarden Euro einsparen, wenn sie Druckkosten im Büroumfeld kontrollieren und Investitionen in Bürogeräte besser managen würden. Darüber hinaus könnten Anrufe bei IT-Helpdesks um 25 bis 40 Prozent reduziert und die Produktivität der Mitarbeiter verbessert werden. Diese Einschätzung veröffentlichte heute Xerox.

Grundlage der Zahlen sind Unternehmensanalysen, die der Geschäftsbereich Xerox Business Services (XBS) im Rahmen eines Projektes mit dem Titel "The Office You Want" durchgeführt hat. Dieses Programm zur Optimierung des Dokumentenmanagements soll Kosten aufdecken, die beim Herstellen und Verteilen von Dokumenten in Büroumgebungen entstehen.

Neben Stichprobenanalysen kommen dazu eine Software zur Ermittlung des Druckvolumens (in Windows-Umgebungen) und User-Befragungen zum Einsatz, um den Ist-Zustand der Dokumentenherstellung- und verteilung im Unternehmen zu erfassen und die Kosten für diese Prozesse zu ermitteln. Daran sollen dann Vorschläge für Einsparungspotenziale anknüpfen.

Wenn man die typische Ausstattung zur Dokumentenherstellung in Büroumgebungen aus Druck-, Fax- und Kopiergeräten betrachtet, kommen auf einen Kopierer zwei Faxgeräte und auf diese wiederum mindestens drei Drucker, so Xerox. Typischerweise seien die Druckkosten zwei- bis drei mal so hoch wie die Kopierkosten. Eine bedarfsgerechte Anschaffung von Multifunktionsgeräten könne deshalb deutliche Einsparungspotenziale eröffnen.

Für viele Unternehmen sei die Kostenkontrolle der undurchsichtigste und schwierigste Aspekt der gesamten Bürodokumentation, so Xerox. Gleichzeitig stiegen die jährlichen Ausgaben für Dokumente mit fast 15 Prozent eutlich schneller als die Kosten in anderen Unternehmensbereichen. Andrererseits könnten Organisationen mit mehr als 1.000 Mitarbeitern die Druckkosten in Büros nach um bis zu 25 Prozent reduzieren. Viele Geschäftsleitungen seien jedoch unzureichend über die Einsparmöglichkeit beim Dokumenten-Output informiert, obwohl die Kosten für Drucken, Kopieren und Faxen durchschnittlich fünf Prozent des Umsatzes ausmachten