GCC Teaching: EXT03: Einführung eines Open-Source-DMS bei einem mittelständischen Unternehmen

THEMES: GCC Teaching\...\3 - Completed
META STRUCTURES: GCC Teaching\...\Assigned
YEAR: 2008
Login Login
User: Anonymous


LABEL: W4321
PEOPLE: Domeratzki, Philipp | Enders, Lars | Hesse, Bernd | Sahrhage, Sven
THINGS: Project
TIME: 2008_SS
 

Comments/attachments: Close
 
Initiativvorschlag des Projektteams:
Kurzvorstellung
Integration eines Dokumentenmanagements in ein bestehendes Unternehmen.

Projektablauf
Zu Beginn des Projektes wird ein Projektplan erarbeitet. Durch das Setzen von Meilensteinen wird eine optimale Durchführung des Projektes gewährleistet.
Nach einer kurzen Einarbeitung in das Thema der Versicherungs- und Finanzdienstleister wird eine Analyse der vorhandenen Dokumente und Dokumentengruppen erstellt. Des Weiteren werden Arbeitsabläufe in der Firma beobachtet und dokumentiert um eine optimale Voraussetzung für die Integration eines Dokumentenmanagements zu schaffen. Nach der Präsentation des Ergebnisses vor dem Firmeninhaber und der Klärung möglicher Fragen, wird dann die Integration des Dokumentenmanagements durchgeführt. Neben der Installation des Systems wird das Hauptaugenmerk auf die Einrichtung und Konfiguration der einzelnen Dokumentengruppen und Workflows gelegt.
Abgeschlossen wird das Projekt mit der erfolgreichen Übergabe des DMS und einer kurzen Einweisung der Mitarbeiter.

Projektvorgaben
- Minimierung der Kosten durch Open Source Software
- Nutzen der vorhandenen Hardware
- Entwickeln von Workflows
- Einführung des DMS im laufenden Betrieb
- Mögliche Einführung der Mitarbeiter (Handbuch/Schulung)

Momentane Situation
Die Finanzberatung ist ein mittelständisches Unternehmen mit 12 Mitarbeiten, welches der Zuerich Gruppe Deutschland angehört. Neben dem allgemeinen Versicherungsgeschäft stehen für jeden Fachbereich verschiedene Spezialisten zur Verfügung. Somit wird nicht nur der komplette Versicherungsschutz abgedeckt, sondern auch eine effektive Vermögensverwaltung gewährleistet. Durch den immer größer werdenden Kundenkreis und der damit verbundenen Dokumentenmenge stellt die Organisation und Verwaltung dieser ein ernst zu nehmendes Problem dar.
Aktuell wird in der Firma das Dokumentenaufkommen zwar schon eingescannt, dann aber entweder per Mail oder in einer sich auf dem Server befindlichen Ordnerstruktur hinterlegt. Durch diese Vorgehensweise entsteht eine erhebliche Datenredundanz und im schlimmsten Fall ein Verlust der Daten. Des Weiteren gibt es keinerlei Möglichkeiten die Dokumente durch vorgegebene Arbeitsschritte laufen zu lassen oder verschiedene Versionen zu hinterlegen.

Ziel
Durch die Einführung eines Open-Source-DMS sollen alle Dokumente in einer Datenbank hinterlegt werden. Nicht nur die Grundfunktionen wie die Stichwortsuche, sondern auch die Verteilung der Dokumente an die einzelnen Mitarbeiter (Workflows) und die Versionierung werden dadurch unterstützt.

Betreuung:
Inhaltlich: Extern
Organisatorisch: Dipl.-Wirt.-Inf. Bernd Hesse

STATUS:
Das Projekt wurde im SS 2008 vergeben.


Lars Enders

Philipp Domeratzki

Sven Sahrhage