Nastansky, Ludwig; Groupware Magazin: Der Mehrwert von Teamarbeit liegt im Milliardenbereich - Von Groupware zu kontextuellen Kollaborationsdiensten, Lotus Notes/Domino quo vadis?, Groupware Competence Center, Paderborn 2003.

THEMES: Nastansky, Ludwig\...\Groupware | Groupware Magazin
YEAR: 2003
 

Comments/attachments: Close
 
Text
Der Mehrwert von Teamarbeit liegt im Milliardenbereich

Von Groupware zu kontextuellen Kollaborationsdiensten, Lotus Notes/Domino quo vadis?


Nach 12 Jahren: Weltweite Massenverbreitung

Lotus Notes/Domino der IBM ist führendes Produkt der Softwarekategorie "Groupware". 'Notes' ist der Markenname für die Komponente am Arbeitsplatz der Benutzer, 'Domino' für die Middleware-Schicht auf dem Server. Vor 12 Jahren auf dem Markt eingeführt nutzen derzeit nach Herstellerangaben über 100.000.000 Anwenderinnen und Anwender dieses Groupware-System. Lassen sie uns vereinfachend annehmen, dass - über die ganze Population dieser 100 Millionen Anwender gesprochen - jeder Benutzer im Durchschnitt pro Arbeitstag etwa 15 Minuten mit Lotus Notes arbeitet (wem das zu viel erscheint: beim Autor dieses Beitrags liegt diese Schätzung bei etwa 300 Minuten je Arbeitstag). Grob kalkuliert belaufen sich damit die arbeitstäglich zu vergütenden Personalkosten, in denen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Interaktion mit dies er Groupware befinden, auf ca. € 1.500.000.000 (1,5 Milliarden). Wir kommen auf große Zahlen noch zurück.

Warum wird dieser enorme Resourcenverbrauch eigentlich zugelassen? Ist das überhaupt produktiv? Da alle Geschäftsleitungen dieser Welt nach rationalen Kriterien und vernünftig handeln (möglicherweise abgesehen von einigen Ausnahmen), haben sie alle vor Systemeinführung ihren Controller zufriedenstellen und pflichtgemäß die Frage nach dem Geschäftsmehrwert der Nutzung dieser Notes/Domino Groupware in ihrer Organisation erfolgreich und positiv beantworten müssen. Also bitte: her mit den Zahlen auf der Ertragsseite!

Seit Anbeginn des Groupwaremarktes hat diese Suche nach überzeugenden Antworten auf die bohrende Frage nach dem grundsätzlichen Business Value von Groupware und seiner Manifestation in eingesparten Dollars bzw. mehr eingenommenen Euros erhebliche Herausforderungen gestellt. Sie hat Vertriebsleuten in den Pre-Sales Phasen und kurz vor dem ersehnten Abschluss manch schlaflose Nacht gebracht. Consulter sind zu heroischen Argumentationsmonstern mit dem Auftrageber über die (für den Consulter nicht unangenehme) Notwendigkeit einer anstehenden Projektverlängerung gezwungen. Groupware-überzeugte Abteilungsleiter erleben den ultimativen Druck bei der kritischen Übergangsentscheidung vom Pilotbetrieb zum go! für den endgültigen operativen Einsatz ihres geschätzten Groupwaresystems. Dieser Stress muss nicht mehr so sein!

Zur langen wohlbekannten Kette von profunden über verkaufsmotivierte bis tölpelhaften Argumentationen zum Geschäftsnutzen von Groupware reiht sich eine weitere kreative – und verblüffende - Zahlensicht. Nicht so sehr aus der Position eines um den Groupware-Auftrag ringenden Vertriebsbeauftragten, sondern betriebs- und volkswirtschaftlich ori Zur langen wohlbekannten Kette von profunden über verkaufsmotivierte bis tölpelhaften Argumentationen zum Geschäftsnutzen von Groupware reiht sich eine weitere kreative – und verblüffende - Zahlensicht. Nicht so sehr aus der Position eines um den Groupware-Auftrag ringenden Vertriebsbeauftragten, sondern betriebs- und volkswirtschaftlich orientiert. Diese Positionierung wurde von Peter Burris ( http://www.appergy.com ) auf der jüngsten 'Lotusphere'-Konferenz in Orlando/USA Ende Januar dieses Jahres überzeugend kommuniziert.

Mega-Resourcen notwendig für Koordinationsfunktionen

Vereinfacht dargestellt gehen die Argumentationsketten wie folgt: Generell erfordert Unsicherheit in Wettbewerbsumgebungen Koordinationsaufwand. Koordinationsarbeit verbraucht Informationen. Jetzt kommt es: Burris' Schätzungen nach wurden in den USA für die dazu notwendigen Kapazitäten an Koordinationsresourcen $ 2.300.000.000.000 (2,3 Billionen) im Jahre 2000 verbraucht. Das sind 80% aller IT-Ausgaben. 21% des Bruttosozialproduktes der USA in 2000 wurden damit für das virtuelle Umfeld "Koordination" und die damit zusammenhängende Informationsverarbeitung ausgegeben. Sie flossen mithin nicht in den Bereich „klassischer“ Mehrwertgenerierung, sei es für physische Produkte oder direkt in endkonsumierbare Dienstleistungen.

Wohin geht der Zug angesichts dieser gewaltigen Zahlen im Hinblick auf das Groupware Thema? Hier lässt sich weiter argumentieren. Koordinationsarbeit ist notwendig für drei Prozessmuster: Operative Prozesse (OCP), strategische Prozessketten (SCP) und Transformationsprozesse (TCP). IT-Einsatz im Geschäftsleben hat bisher mehr oder weniger immer bedeutet, dass die notwendige Informationsverarbeitung zur Abwicklung solcher Koordinationsprozesse von Menschen auf Maschinen (d.h. Computer) verlagert werden. Im Zuge des technischen Fortschritts ist das in den letzten 40 Jahren auch erfolgreich gelungen für den OCP-Bereich bei Einführung und Nutzung inzwischen allgegenwärtiger Transaktionssysteme für die Verarbeitung von Massendaten. Die Automatisierung setzte sich fort, z.B. in den letzten 10 Jahren für den SCP-Bereich durch die breite Einführung "intelligenter" Informationssyteme (z.B. Data-Mining).

Im TCP-Bereich dagegen, also bei der IT-Unterstützung zur Planung, Abwicklung, Supervision, Archivierung, Wiedernutzung, usw. von Transformationen von einem Zustand 'bisherige Geschäftprozessgestaltung' zum Zustand 'zukünftige Geschäftsprozessgestaltung' stehen wir noch ganz am Anfang. Und dieser TCP-Bereich ist die Domäne kollaborativer Informationssysteme und IT-Dienste, also der bisher mit 'Groupware' bezeichneten Klasse von Informationssystemen. Hier geht es unter anderem darum, betriebliche Entitäten direkt zum Gegenstand der computergestützten Informationsverarbeitung zu machen, die sich bisher der Computerisierung entzogen haben. Also etwa: Prozessketten der Entscheidungsvorbereitung, -findung und -durchführung; Delegierung und Führung; Implementierung, auf der grünen Wiese oder im Zuge einer Restrukturierung; semantisch ausgerichtete Verarbeitung von komplexen geschäftsrelevanten Inhalten und Wissenselementen anstelle von Daten oder Informationen. Aus dem Geschäftsalltag: Einführung einer neuen Versicherungsleistung, Umstellung der Produktionsmethoden auf neue Fertigungsverfahren, Planung und Arbeitsvorbereitung des neuen Serienmo dells in der Automobilbranche, Abwicklung des Projektes Marktaufbereitung und Einführung von MMS-Services (multimediale SMS-Dienste) auf dem Handy in einer konzertierten Aktion der Zusammenarbeit von Netzwerkanbieter, Gerätehersteller und Massendistributor (jüngeres Beispiel: O2, Siemens und Kaufhof). Für tranformational collaborative processes (TCP), diesen originären Zielbereich von Groupware, gibt es Legionen von Anwendungsszenarien.

Für die treue Schar der 'richtigen' Groupware Enthusiasten (interessanterweise besonders auch in Deutschland anzutreffen) ist die grundsätzliche Richtung dieser Argumentationen alles andere als neu. Groupware unterstützt im Kern die Zusammenarbeit von Menschen. Groupware liefert damit in konzeptioneller Sicht die kommunikativen und kollaborativen Basisfunktionalitäten für die anstehenden großen Transformationsprozesse, wie z.B.: die weltweiten Trends einer relativen Zunahme des Dienstleistungssektors in der Volkswirtschaft, einen damit einhergehenden gesellschaftlichen Wandel zur Wissensgesellschaft oder die Öffnung bisheriger computerbasierter Daten- und Informationsverarbeitung zur Wissensverarbeitung in integrierten Systemansätzen eines 'Knowledge Management'.

Das Kollaborationszeitalter beginnt gerade erst

Vor diesem Hintergrund haben die in Lotus Notes/Domino Groupware eingebetteten und auf Kollaboration von Menschen ausgerichteten Funktionalitäten, Konzepte und Architekturen ihre Zukunft nicht hinter sich, sondern erst vor sich. Das Produkt, das von Anfang seiner erfolgreichen Geschichte immer wieder mit einem für weltweit genutzte Massentechnologie verblüffenden psycho-patologischen Muster des ewigen Verlierers, vielfach endgültig totgesagten Technologiekonzeptes bzw. ungeliebten Kindes (seines jeweiligen Herstellers) belastet war und immer noch ist, entwickelt sich ungebrochen weiter. Der Entwicklungspfad der nächsten Produktgeneration ist vorgezeichnet, aufbauend auf dem Reifegrad einer mehr als 12-jährigen Evolution von (der im kommerziellen Einsatz nicht genutzten) Produktversion 1.0 zum aktuellen Releasestand 6. Mehr und mehr wird neben der reinen Nutzung angesichts des Massenanfalls immer ineffektiver werdender e-Mail bei einer Großzahl von Anwendern auch die Arbeit auf gemeinsamen Datenbeständen in Groupware-typischer "sharing"-Umgebung realisiert.

Die Explosion des e-Business verlangt nach Integration aller IT-Systeme, von den automatisch ablaufenden Transaktionssystemen bis zu den kollaborativen Systemen zur hochindividuellen Unterstützung der Zusammenarbeit von Menschen. Schätzungsweise 60% aller aktuellen IT-Investionen erstrecken sich weltweit auf die Systemintegration. Bisherige monolitische Proprietry-Systeme verlieren durch Anbindung über offene und normierte Schnittstellenbereiche ihr Inseldasein. Lotus Notes/Domino Groupware war von Anbeginn in technischer Sicht immer ein sehr offenes System, diese Offenheit und Abstützung auf weltweite Standards soweit als möglich setzt sich fort.

Integration bedeutet vor allem auch, dass die bisher weitverbreitete Benutzersicht "jetzt gehe ich in mein Anwendungsprogramm" (und danach in das nächste, und dann … usw.) für Anwendungssoftware aufgegeben wird. Dies zugunsten einer Bündelung von benutzerspezifischen Funktionen aus den verschiedensten Anwendungsprogrammen in sog. Arbeitsplatz-"Portale", mit ihren innovativen Aufbauelementen wie "Plätze", "Seiten" und "Portlets". Portaltechnologien sind ein Trend der Stunde. Für die Nutzung von Lotus Notes/Domino basierten Anwendungen bedeutet dies Öffnung von der bisherigen (berühmt berüchtigten) 'Kachel'-orientierten Zugangssicht des Notes Clients oder auch der Bookmark-Architektur des aktuellen Releasestandes 6 in die neue Welt der Arbeitsplatz-Portale.

In dieser sich derzeit entwickelnden Welt werden kollaborative Funktionalitäten in allen möglichen betrieblichen Kontexten der Informationsverarbeitung notwendig. Mehr und mehr auch auf unmittelbare Anforderung und in individuellem Anwendungskontext. Aus der bisher vorherrschenden Sicht auf eine in sich geschlossene Groupware-Welt wird damit eine neue komponentenorientierte Sichtweise einer kontextuellen Kollaboration oder unmittelbaren, bedarfsweisen Kollaboration.

Zukunft bei Einbettung von Groupware-Funkionalitäten in Arbeitsplatz-Portale

Diese Funktionalitäten werden den Nutzern auf einer Fülle von Geräten bereitgestellt, u.a. auf dem persönlichen PC-Arbeitsplatz, auf einem anonymen PC-Arbeitsplatz, auf mobilen Geräten wie PDAs oder Mobiltelefonen. Die Vielfalt der Ausdifferenzierung in qualitativer und quantitativer Sicht scheint hier derzeit unermesslich. Der Notes-native Client eignet sich besonders für spezifische Anforderungen z.B. des "Wissensarbeiters", der Projektplaner, des Sekretariatsbereich, des Controllers, beim Dokumentenmanagement, bei Workflow-Lösungen im Prozessmanagement oder Anwendungen mit spezifischen Sicherheitsanforderungen. Internet-Browser orientierte Clients sind in kollaborativen Anwendungsszenarien hervorragend prädestiniert rudimentäre, Datenfeld-orientierte Eingabevorgänge abzuwickeln, externe Anwenderbereiche einzubeziehen, bei geringer Individualität, geringen Anforderungen an Schulung oder Ausdifferenzierung der Benutzerschnittstellen und eingeschränkten Sicherheitsmechnismen. Der Mobilbereich entwickelt sich gerade. Ideen für kollaborative Funktionalitäten sind gefragt, wie z.B.: Eskalation der Nichteinhaltung eines Projektmeilensteins mit einer text-to-voice Komponente an das Mobiletelefon des Projektleiters, Quittung und Budgetbestätigung eines Reisekostenantrages via SMS-Messaging mit dem Abteilungsleiter, Projektdatenerfassung über PDA mit drahtlosen LAN-Anschluss, Synchronisation eines Protokolldokumentes oder einer komplexen Spezifikation mit Text und Bild aus dem Notes Dokumentenkontext auf einen PDA.

Im IT-Bereich ist "Kollaboration" derzeit hochaktuell. Wie immer, wenn sich in der Schnelllebigkeit und Wettbewerbsorientierung des IT-Marktes die für Insider mehr oder weniger als normal anzusehenden Weiterentwicklungen vorübergehend zu Modeerscheinungen verdichten, springen die Marketingabteilungen Im IT-Bereich ist "Kollaboration" derzeit hochaktuell. Wie immer, wenn sich in der Schnelllebigkeit und Wettbewerbsorientierung des IT-Marktes die für Insider mehr oder weniger als normal anzusehenden Weiterentwicklungen vorübergehend zu Modeerscheinungen verdichten, springen die Marketingabteilungen vieler Hersteller angesichts heißumkämpfter Markanteile an. Entsprechend scheint es derzeit modisch, jegliche Integrationsarbeit und systemübergreifende Funktionalität im e-Business mit dem Begriff "Kollaboration" zu versehen. Im Sinne der eingangs angeführten Differenzierung der operativen Transaktionssysteme (OCP) und strategischen Systeme (SCP) wird vor allem auch das Zusammenbinden von Massen-Transaktionssystemen als Bereitstellung "kollaborativer" Funktionalitäten apostrophiert.

Vor dem Hintergrund "eigentlicher" Groupware mit ihrer Fundierung in der seit vielen Dekaden wohletablierten Disziplin "computer supported collaborative work" (CSCW) macht diese Begriffskannibalisierung wenig Sinn. Die z.B. in Lotus Notes/Domino verankerten zentralen Paradigmen wie Dokumentenorientierung, gemeinsam genutzte und verteilte Datenbanken mit Replikationsarchitektur, leistungsfähige Client-Funktionalitäten für Teamarbeit, hoch individualisierbare RSA-basierte Sicherheitsarchitektur und dezentrales Organisationsmodell mit zentralen Koordinationsfunktionen sind in ihrem Zusammenwirken klare Alleinstellungsmerkmale und unterstützen die Zusammenarbeit von Menschen in Teams. Damit werden vor allem auch die für bisherige effektive Computerunterstützung sich als bisher sperrig erwiesenen Kordinationsfunktionen bei Transformationsprozessen mit einbezogen (der o.a. TCP-Bereich). Die damit gemeinte "Kollaboration" im echten Groupware-Sinn hat z.B. mit dem erfolgreichen technischen Zusammenflanschen von Komponenten einer Oracle-Anwendung mit SAP-Funktionalitäten in einer Massen-Transaktionsumgebung für e-Business nichts zu tun.

Ludwig Nastansky

Paderborn, 03.04.2003