Nastansky, Ludwig: Workflow Management - Endlich Paradigmenwechsel im Büro? - Papierarme Informationsverarbeitung im Office mit Groupware und Workflow-Management, in: Computerwoche Extra, , (31.08.95 VS-1.2a), Ausg. Nr. 3, 18. Aug. 1995 1995.

THEMES: Nastansky, Ludwig\...\Workflow | Nastansky, Ludwig\...\Office-Systems
META STRUCTURES: LN\Papers
YEAR: 1995
 

Comments/attachments: Close
 
University of Paderborn

Department of Business Management, Business Computing and Economics

Prof. Dr. Ludwig Nastansky

Information Management,
Workgroup Computing,
Office Systems


University of Paderborn
Warburger Straße 100

D-33098 Paderborn, Germany

Tel.: +49-5251-60-3368
Fax: +49-5251-60-3399
Internet: NASTANSL@NOTES.UNI-PADERBORN.DE
Notes: Ludwig Nastansky @ WIUNIPB @ LOTUSINT
CompuServe: 76657,420


Papierarme Informationsverarbeitung im Office mit Groupware und Workflow-Management

Endlich Paradigmenwechsel im Büro? *)

Prof. Dr. Ludwig Nastansky
Universität Paderborn

31.08.95 VS-1.2a


Client Server Distributed Systems

- Project Group -

Ein CSDS Report - A CSDS White Paper

The project scope of CSDS encompasses: Research and Prototyping of Business- and Technology Frameworks for Groupware-based Business Process Re-Engineering in Client-Server architectures. The BPR areas cover specifically: Office Systems, Workgroup Computing, Workflow Management, Project Management, or Connectivity Frameworks. The CSDS project group is an integrative part of the development cooperation with Pavone Informationssysteme GmbH. in Paderborn.

______
*)Erschienen in: Computerwoche Extra, Ausg. Nr. 3, 18. Aug. 1995, S. 8 - 11, 25 (31.08.95 VS-1.2a)

Erschienen in: Computerwoche Extra, Ausg. Nr. 3,

18. Aug. 1995, S. 8 - 11, 25 (31.08.95 VS-1.2a)




Papierarme Informationsverarbeitung im Office
mit Groupware und Workflow-Management

Workflow Management - Endlich Paradigmenwechsel im Büro?

Prof. Dr. Ludwig Nastansky*

Abstract

Der erste Teil dieses Beitrags ist dem grundlegenden "Warum?" und der strategischen Motivation einer Auseinandersetzung mit dem Themenkreis Qualitätsverbesserung der Informationsverarbeitung im Bürobereich gewidmet. Im zweiten Teil werden die besonderen und innovativen informationstechnologischen Akzente von Groupware und darauf basierendem Workflow Management im Bürosektor herausgestellt.

Teil 1: Endlich Paradigmenwechsel im Büro
Teil 2: Systemplattform für Corporate Computing


*) Ausgangspunkte des Autors in diesem Beitrag sind seine fünfjährigen Erfahrungen in Lehre, Forschung und Entwicklung im Groupwarebereich an der Universität Gesamthochschule Paderborn und Technologietransferaktivitäten, Projekterfahrungen und Consulting in der Kooperation mit der Pavone Informationssysteme GmbH. Die Pavone GmbH entwickelt und vermarktet Office Systeme für Workflow und Projektmanagement vollständig aufbauend auf der Lotus Notes Groupware-Plattform.

Teil 1: Endlich Paradigmenwechsel im Büro

** Zur Aktualität

Wie man immer es drehen und wenden mag - dies sei eingangs zum ersten Teil der Motivation für ein grundlegendes Re-Engineering im Bürobereich angeführt - aus vielerlei Gründen stehen Strukturwandel und Paradigmenwechsel bei Office Systemen vor der Tür: Die Günde liegen gleichermaßen (1) in unternehmensstrategischen und sozio-ökonomischen Umfeldern, (2) bei den enormen Schwachstellen bisheriger, grundlegend papierbasierter Systeme im Büro und (3) dem Reifeprozeß und zunehmenden Angebot innovativer, den Büroarbeitsfluß unterstützender teamorientierter Groupwareansätze.

Als jüngste Indikatoren für diesen Strukturwandel mögen einige aktuelle Marktgegebenheiten herhalten: Die bisher größte Softwareakquisition der Computergeschichte, der Kauf von Lotus Development Corp. durch IBM für 3,5 Milliarden $ US, bezieht sich auf die Groupwareplattform Lotus Notes und damit strategisch auf die 'Underware' und den Industriestandard zukünftiger Corporate-Systemplattformen von Workflow-getriebenen Bürosystemen. Notes eignet sich mit seiner herstellerübergreifenden cross-platform Systemarchitektur für Betriebe aller Größenordnungen, jeglicher Branche, nationaler oder internationaler Orientierung, unternehmensinterner oder unternehmensübergreifender Ausrichtung wie auch den Megamarkt der Reorganisation von Behördenadministrationen. Groupware repräsentiert, darin sind sich die Experten inzwischen einig, die nächste Welle für Personal Computing und den vernetzten Desktop Bereich.

Der weltweite Marktführer für Desktop Systeme Microsoft ist gleichfalls nicht müßig. Man holt auf dem Microsoft Campus in den Vororten von Seattle wie auch den vielen nationalen Niederlassungen tief Luft. Strategisches Ziel ist, ab Beginn 1996 (so jedenfalls der letzte zum x-ten Male revidierte Ankündigungsstand) mit der 'Microsoft Exchange' Plattform im explodierenden Groupware- und Workflowgeschäft für den Desktop Bereich endlich kräftig mitzumischen. Entsprechend finden derzeit bei Microsoft weltweit mit erheblichem investiven Einsatz die Technologiebriefings hinter den (mit sorgfältiger Lücke offengehaltenen) verschlossenen Türen statt. Begleitet sind diese Anstrengungen vom szenüblichen Getümmel marketingwirksamer wie kundenbindender Unterzeichnungsrituale von 'non disclosure agreeements'.


Database 'ikoplan_2 IT / IS Publications', View '2 WI2 Team\1 Reportstruktur: Kapitel/Doks', Document 'Fotos LN: Desktop Papier'

** Manager haben sich vorbereitet

Komplementär dazu haben sich seit etwa drei Jahren Manager in einer ungebrochenen Folge von Kongressen und Seminaren zu einschlägigen Themenkreisen wie: Dokumentenmanagement, Image-Verarbeitung, Archivsystemen, Groupware und Workflow Management für grundlegendes Re-Engineering in den Strukturen von Office Systemen vorbereitet. Besonders die noch vor zwei Jahren in Deutschland eher als exotisch angesehene Groupware und die darauf basierten Workflow Management Systeme werden zunehmend als das verstanden, was sie wirklich sind: Technologieoptionen mit erheblichem Effektivitäts- und Effizienzpotential für grundlegenden Strukturwandel im EDV-Bereich (eine IDC Studie von 1994 in 68 Unternehmungen hat für das durchschnittliche 'return on investment' beim Einsatz von Lotus Notes Groupware einen ROI-Faktor von 179% ergeben). Nach Pilotinstallationen und Testbett-Versuchen rollen die ersten produktiven Corporate-Installationen mit strategischer Ausrichtung in Deutschland allmählich an; die US amerikanischen Unternehmungen und der öffentliche Bereich sind hier, wie häufig, in ihrer Infrastruktur gegenüber Deutschland vielleicht ein Jahr voraus.

Im zweiten Schwerpunkt dieses Beitrags sollen die besonderen und innovativen informationstechnologischen Akzente von Groupware und darauf basierendem Workflow Management im Bürosektor herausgestellt werden. Dies geschieht einmal im Hinblick auf grundlegende und handfeste Verbesserungen gegenüber bisherigen durchweg papierzentrierten Systemen im PC Desktop Segment. Dies geschieht zum weiteren aber auch in einer Beurteilung des großen strategischen Bildes im Umfeld dieser Verbesserungen. Wirkliche und durchschlagende Innovationen im EDV-Bereich haben niemals in einer unveränderten Abbildung vorhandener, nicht-computerisierter Prozesse in Computerlösungen stattgefunden. Vielmehr hat es immer auch eine erhebliche Funktions- und Leistungsausweitung gegeben. Dies ist bei der Beurteilung der zukünftigen Bedeutung von Groupware und Workflow Management für den Officebereich genau so: Die Gesamtwirkungen umfassen gesellschaftliche Trends, wie die zu schlankeren Organisationsformen, zum virtuellen Büro oder zu neuen Kooperationsmustern in der effizienten, marktübergreifenden Zusammenarbeit zwischen Unternehmungen. Sie umfassen gleichermaßen die zunehmende Vernetzung auf nationaler und internationaler Ebene oder die Nutzung multimedialer Datentypen mit Quantensprüngen in der Art und Weise effizienter innerbetrieblicher und marktbezogener Informationsübermittlung und Kommunikation.

** Steinzeit in der Informationslogistik - Physischer Papier-Workflow ist derzeit Standard

An Arbeitstagen findet morgens und abends folgender 'ökologische Irrsinn' (so H. Ottomann, in: Mensch & Büro, 2/94, S. 30) in hochindustrialisierten Ländern statt: Ein Großteil der Arbeitnehmer bewegt sich mittels verschiedenartigster Verkehrsmittel morgens von Wohnungen in Schlafstädten zu Büros in den Verwaltungsgebäuden der Stadträume. Abends geht es dann den umgekehrten Weg. Der Aufenthalt in den Büros wird genutzt, um Informationsmanagement zu treiben und zu kommunizieren. Warum findet dieses gleichartig immer wiederkehrende Reisen von Menschen, statt der Informationen, die sie dann letztendlich von ihren Bürostandorten aus bewegen, eigentlich statt?

Der wichtigste Grund liegt wohl darin, daß die bisherigen Strukturen für Informationsverarbeitung, Kommunikation und Ablage in den Büros durchweg in der langen Tradition der Vor-Computerzeit stehen und für die Abwicklung der Informationslogistik (noch) starke physisch-materielle Komponenten haben.

In der Informationsverarbeitung spielt der (Büro-)Mitarbeiter an seinem Arbeitsplatz eine seiner essentiellen Stärken gegenüber Computern aus: Er löst bei seiner Informationsverarbeitung mit seinen Sinnen unablässig und mit Leichtigkeit die alltäglichen medialen Strukturbrüche unterschiedlichster Natur im Büro durch Konvertierungsfunktionen zwischen verschiedenartigen Informations-Präsentationen. Diese unterschiedlichen Präsentationsformen liegen zu einem Großteil an Materie gebunden vor, sie (ver-)brauchen teuren Raum und Platz in den Verwaltungsgebäuden. Informationen finden sich entsprechend in den typischen büronahen medialen Präsentationsformen u.a. als Brief, Fax, Laufzettel, Host-Listenausdruck, PC-Ausdruck, Broschüre, Katalog, Foliensatz, Diktatband oder Videoband. Oder aber die Informationen sind an festinstallierte Computerarbeitsplätze des Host-Bereichs gebunden und bedürfen deshalb der physischen Anwesenheit der Mitarbeiter an entsprechenden LAN-eingebundenen Computerarbeitsplätzen.

Im Hinblick auf die Kommunikationsfunktion realisieren die in den Büros Schaffenden Aufgaben von - EDV-Technokraten würden dies so bezeichnen - Konvertierungs-, Gateway- bzw. Bridgeprozessen zwischen diesen unterschiedlichen medialen Formen. Kommunikation läuft in einer unablässigen Schrittfolge von einer jeweiligen Quelle der einen medialen Form in eine Senke einer anderen medialen Form. Die Fülle der menschlichen Informationsquellen und -senken in diesem Sinne und die damit verbundene Logistik der durch die jeweiligen Arbeitsflüsse unterstützten Geschäftsprozesse im Büro sind regelmäßig äußerst komplex. In jetzigen Organisationen ist dadurch in oft nur intuitiv erfaßten und nicht durch formelle Organisationsmittel beschriebenen Informationsverarbeitungs- und Kommunikationsstrukturen eine Vielfalt kompliziertester Geschäftsprozesse abgebildet. Unsere Erfahrung der letzten Jahre zeigt, daß man diese nun einmal vorhandene konzeptionelle Kompliziertheit und mengenmäßige Komplexität spätestens merkt, wenn man wirklich daran geht, sie mit den Modellierungswerkzeugen computergestützter Workflow Systeme zu erfassen, um damit neuartige effizientere Geschäftsprozesse mit Groupware zu gestalten. Bei einer solchen Erfassung der Vorgangsketten sind die Abläufe und Vorgänge über die Abteilungsgrenzen und Mediengrenzen hinweg, zu betrachten. Insbesondere im Rahmen verwaltungsorientierter Aufgaben bilden die Vorgänge Informationsverarbeitungsprozesse, bei denen durch einen Wegfall dieser Medienbrüche erhebliche Reduzierungen bei den Durchlaufzeiten und Bearbeitungsvorgängen erzielt werden können.

** Workflow Beispiel 'Kundenanfrage': Klassische Vorgangsbearbeitung

Nehmen wir als sehr einfaches Beispiel und Ausschnitt eines Geschäftsprozesses den Eingang einer Kundenanfrage per Post. Diese ruft als Reaktion die unmittelbare Beantwortung durch eine betreuende Vertriebsmitarbeiterin hervor. Nachdem die Vetriebsmitarbeiterin sich über den Vorgang kundig gemacht hat, nimmt sie Stellung mit Hilfe eines Antwortschreibens, das sie diktiert. Dieser Vorgang durchläuft in prozessualer Sicht dann in etwa folgende Arbeitsfluss-Phasen (der Leser mache sich beim Nachvollziehen vor allem deutlich, wie logischer Workflow auf physisch-materielle Strukturen und Logistik abgebildet wird):

Das Diktat führt (1) zu einer physischen Verlagerung des Tonbandes in das Sekretariat (Kommunikationsfluß), (2) dort zur Erfassung mit einem PC-basierten Textverarbeitungssystem (Konvertierung Sprache in Textdatei), (3) dem anschließenden Ausdruck (Konvertierung Textdatei auf Papier), (4) zu einer physischen betriebsinternen Verlagerung des Papiers an die Vertriebsmitarbeiterin als Auftraggeber (Kommunikationsfluß), (5) der Korrektur der Papiervorlage durch die Verfasserin (statt direkter Manipulation am elektronischen Informationsobjekt 'Brief' findet Kugelschreiber-Annotation auf dem write-only Medium 'Papier' statt), (6) der physischen betriebsinternen Rücksendung des modifizierten Papiers an den Sekretariatsbereich (Kommunikationsfluß), (7) der Konvertierung von Handschriftannotationen in Textfilekorrekturen, usw., dann schließlich Unterschrift (Authentisierungsschritt).

Handelt es sich um ein 'modernes Büro', mag der direkte Versand nach außen über ein OutFax-Gateway erfolgen. Die Papierkopie an die den Workflow-Prozeß anstoßende Vertriebsmitarbeiterin zur späteren Kontrolle darf jedoch auch nicht vergessen werden. Wie wir sehen, beschreibt allein dieser Teilprozeß im gesamten betriebsinternen Arbeitsfluß 'Bearbeitung Kundenanfrage' eine schon vergleichsweise umfangreiche Vorgangskette, die durch immer wieder auftretende Konvertierungsnotwendigkeit in die verschiedenen medialen Formen zunehmend verlangsamt wird. Informationsverluste und ungewollte -veränderungen in diesen Kommunikationsprozessen sind dabei sicher nicht selten. Und weiter: Das 'moderne' Büro an der Informationsquelle wiederum beinhaltet nicht das geringste Produktivitätspotential für die Informationssenke beim nächsten Verarbeitungsschritt in der betriebsexternen Prozesskette des Geschäftspartners im empfangenden Büro. Dort rollt nämlich das Medium 'Papier-' bzw. 'Plastikstreifen' aus dem Faxgerät heraus und initiiert damit beim Geschäftspartner einen bürobasierten traditionellen Arbeitsfluß medialer Konvertierungsfunktionen und physischer Informationslogistik ... wie gehabt und oben beschrieben und mit den gleichen Problemen behaftet.

** Das physische Büro ist teuer und ineffizient

Vor diesem Hintergrund hat die schon länger und in anderem Kontext bekannte Aussage ein ganz anderen Stellenwert: Man kann ohnehin nur von einer ca. 5%-igen (! - man lasse diese Zahl ein wenig in den Bauch sacken) durchschnittlichen Netto-Nutzung des Büroraumes ausgehen (Brutto wird gemindert durch: 5-Tage Woche, Urlaub, Feiertage, 8-Std.-Tag, Pausen, Krankheit, u.a.m.). Diese geringe durchschnittliche Nutzung ist dann darüberhinaus auch noch so zu verstehen, daß sie den physischen Raum für die eben angeführten, prinzipiell ineffizienten Formen eines durch viele Medienbrüche geprägten traditionellen Informationsmanagements mit ausgeprägter physischer Kommunikationslogistik bildet.

Also: Es bieten sich von der Kosten- wie der Leistungsseite her genug Anreize, diese bisherigen Konzepte durch ungleich effizientere Systemarchitekturen und Anwendungssysteme für betriebliches Informationsmanagement und Kommunikation zu ersetzen. Diese Anwendungssysteme erlauben, eine direkte computergestützte Weiterverarbeitung in einem logisch (nicht physisch) integrierten Arbeitsfluß ohne Strukturbruchkosten im Medienbereich zu realisieren. Ihre Einführung ermöglicht darüber hinaus auch noch eine Analyse und nachfolgend eine grundlegende Neustrukturierung von Arbeitsflüssen, die, hielte man an den bisherigen Ansätzen fest, nicht oder nur langsam zu erwarten wäre.

** Workflow Systeme sind 'virtuelles' Büro

Dies ist das zentrale Aufgabenfeld von Groupware und darauf basierenden Workflow Systemen für den Office-Bereich. Sofern derartige Systeme auf zukunftsorientierten Client-Server und Cross-Plattform Architekturen basieren, können sie prinzipiell ihre Funktionalität gleichermaßen innerbetrieblich im LAN- wie auch extern im WAN-Betrieb entfalten. Sie benötigen deshalb nicht die physische Bindung der Mitarbeiter an lokal benachbarte Büroräume und Verwaltungsgebäude. Vielmehr bieten sie die technologische Basis für standortunabhängiges und verteiltes betriebliches Informationsmanagement und die dazu notwendigen Kommunikationsprozesse. An die Stelle des physischen Büros tritt das Konzept des virtuellen Büros. Groupware und elektronische Workflow Systeme gestalten von der Natur der Sache her immer ein virtuelles Büro, dazu bedarf es nicht einer zusätzlichen besonderen betriebspolitischen Entscheidung.

Damit kommen wir zu den eingangs angeführten, nicht zuletzt auch ökologisch motivierten Argumenten zurück: Computergestützte Syteme für betriebliches Workflow-Management bieten das organisatorische und technologische Rahmenwerk für grundsätzlichen Strukturwandel im betrieblichen Informationsmanagement mit seiner vielfältigen innerbetrieblichen wie externen Kommunikation. Systeme für Workflow-Management erlauben, die bisher ausschließlich physisch geprägten Vorstellungen von 'Büro' und 'Verwaltungsgebäude' mit allen daran gebundenen sozio-ökonomischen Verhaltensmustern für die Gestaltung und den Ablauf von Geschäftsprozessen in ein neues Gleichgewicht zu überführen.

Was heißt das praktisch? Manche Auguren rechnen damit, daß in der nächsten Dekade 15% bis 35% der bisherigen betriebsinternen Büro-basierten Arbeitsprozesse von ihrer physischen Bindung aus den Verwaltungsgebäuden bisherigen Typs ausgelagert - und damit in die Kontrolle von Systemen für elektronisches Workflow Management übertragen werden. Sie finden ihre komplementäre Ergänzung in Systemen für betriebsexternes Workflow Management. Letztere sind bisher praktisch kaum im Einsatz. Sie bilden die technologische Basis für Informationsmanagement im Rahmen der derzeit vieldiskutierten 'Telearbeit'. In Wissenschaft, den Entwicklungslabors der Hersteller von Applikationssystemen und bei den Consultingunternehmungen wird an derartigen Systemen derzeit intensiv gearbeitet. Ihre Aufgabe ist es u.a., neben den bisherigen traditionellen Datentypen auch eine gezielte Geschäftsprozeß- und Vertriebslogistik für multimediale Informationsobjekte auf nationaler wie internationaler Ebene zu unterstützen. Kurz gesagt: Was jetzt Post und Paketdienst im Hinblick auf Punkt-zu-Punkt Informationslogistik bei Katalogen, Broschüren, Preislisten, Direkt-Mail Werbematerialien, etc. leisten, kann in elektronische Workflow Systeme auf nationaler und übernationaler Ebene überführt werden.

Die Transformation bisheriger Geschäftsprozesse auf ein Workflow System funktioniert nicht in einer identischen Übertragung bisheriger Strukturen auf neue Technologien. Dies ist, natürlich, keine Spezialität von Workflow Systemen, sondern war bei allen Innovationen in der kurzen EDV-Historie in ähnlicher Weise immer gegeben. Vielmehr fordern Workflow-orientierte Ansätze einen Paradigmenwechsel. Sie unterstützen ein Umdenken von einer bisher mehr funktionalen Ausrichtung auf eine prozessuale Sicht im Corporate Computing, wie es kürzlich auch Dr. Friedrich, IS-Gesamtverantwortlicher im Babcock Konzern, im Kontext einer aktuellen Architekturdiskussion SAP (funktional orientiert) vs. Lotus Notes (prozeßorientiert) überzeugend als eine wichtige strategische Option für Babcock vortrug. Groupware-basierte Workflow Systeme erlauben die Realisierung mehr ganzheitlicher, auf integrierte Geschäftsprozesse ausgerichteter, verteilter Systemstrukturen für Informationsmanagement und Kommunikation im Office-Bereich. Dies sowohl für betriebsinterne Vorgänge wie insbesondere auch für die Integration der externen und marktbezogenen Kommunikation mit eigenen Geschäftsstellen oder Kunden und Geschäftspartnern auf den Beschaffungs- und Absatzmärkten.

Wer mit dieser Analyse übereinstimmt, fragt jetzt - natürlich - nach den innovativen Merkmalen, Konzepten, Architekturen, Werkzeugen und Anwendungssystemen für Geschäftsprozessgestaltung und -abwicklung auf Basis von Groupware und Workflow Systemen für den Office Bereich. Und damit kommen wir zum zweiten mehr informationstechnologischen und konzeptionellen Teil dieses Beitrags.

Teil 2: Systemplattform für Corporate Computing

** Warum sind Groupware-basierte Systeme für Workflow Management innovativ?

Was ist denn eigentlich an Groupware als Systemplattform für Corporate Computing wirklich innovativ? Hier gleich die Bremse gegenüber den überschäumenden Argumentationsketten der Kolleginnen und Kollegen aus der Marketingecke: Es sind nicht die einzelnen genialen Features, sondern ihr Zusammenwirken im sozio-ökonomischen, technologischen und vor allem vernetzten Kontext einer Organisation, sei es nun im privatwirtschaftlichen oder öffentlichen Anwendungsbereich. Die Puzzle-Bausteine bei Lotus Notes Groupware z.B. sind eine Fülle guter bis exzellenter Features und Systemmodule, welche die heutigen gehobenen Standards für Desktop- wie Backend - Komponenten eines exzellenten Client-Server Systems erfüllen. Die meisten dieser Merkmale wie etwa beim Frontend Bereich die Dokumentenorientierung, flexible Ansichten und Mappen auf dem Bildschirm zur Organisation und Kommunikation der Dokumente, Schaltflächen zum Starten von Makros oder Agenten, etc. finden sich auch in anderen Systemen (mit einer - entscheidenden - Ausnahme: der Replikationsarchitektur im Backendbereich bei Notes, auf die unten noch eingegangen wird).


Abb. 1: Database 'WI2 IM Library & Material loc E', View '2 WI2 Team\1 Reportstruktur: Kapitel/Doks', Document 'Abb. 1: Entwurf und Simulation von Büroabläufen (GroupFlow System)' Entwurf und Simulation von Büroabläufen (GroupFlow - System)

Das summarische Aufzählen der vielen Features hilft bei diesem Puzzle aber nicht weiter. Vielmehr ergibt das Zusammenfügen dieser Puzzle-Bausteine zum integrierten Konzept eines effizienten und vom Benutzer geschätzten Anwendungssystems ein vollständig anderes Gesamtbild als wenn diese Bausteine in der gewohnten Form der bisherigen unkommunikativen PC Desktop (Un-) Kultur zusammengefügt werden. Eine einhellige Erfahrung der Anwender von Lotus Notes Groupware weltweit liegt insbesondere im Produktivitätsgewinn durch ein grundlegend neues organisatorisches Zusammenspiel von Mitarbeitern in der Nutzung von Desktop-Tools mit integrierter Kommunikationsfunktion; dieses Zusammenspiel ist grundlegend anders als bei EDV-Systemen des Hostbereichs und anders als beim bisherigen PC Desktopbereich im Büro. Die bisherigen Paradigmen 'Starte Werkzeug' (z.B. Textverarbeitungssystem) oder 'lade bzw. speichere Daten' (z.B. KND_RZ23.DOC) verschwinden zugunsten einer inhalts-, lösungs- und Zusammenarbeits - getriebenen integrierten und grundlegend mehr ganzheitlich und vorgangsgetriebenen prozessualen Betrachtungsweise.

** Verständnisfalle umgehen

Entsprechend läuft man in eine üble Verständnisfalle, wenn man z.B. bei Lotus Notes als bisher einziger Plattform für Groupware die branchenüblichen Checklisten von Technologiefeatures als Basis für die Evaluation des neuen Bürosystems durchhechelt. Diese Verständnisfalle funktioniert nach vielen - teils schmerzhaften - Projekterfahrungen des Autors in den letzten 5 Jahren in etwa so: Bei einer Evaluation stellen die Office Spezialisten fest, daß Notes Groupware z.B. in seinen Desktop-Funktionalitäten im Grunde praktisch alles bietet, was man aus den verschiedenen bisherigen Desktop Systemen so kennt, allenfalls beeindruckt die Gesamtintegration ein wenig. Also taucht die Frage auf: Was ist denn da nun besonders? Für die Backend Evaluation werden die Datenbankprofis (mit ihrem unerschütterlichen Know-How aus der Welt relationaler Datenbanken) aufgeboten und stellen schnell fest, daß Lotus sich erdreistet, die Backend-Engine als 'Datenbank' zu bezeichnen. Und bei dieser 'Datenbank' funktioniert nichts so wie es eigentlich (aus relationaler Sicht) sein sollte - es existiert nicht einmal ein 'two-phase commit' für das Konfliktmanagement. Also im Ergebnis: Abgehakt, "... unsere Daten sind so wichtig, daß sie nicht einer unreifen und bizarren Datenbanktechnik anvertraut werden dürfen". Hier kann beliebig weiter argumentiert werden.

Was in diesem Typ von 'Evaluation' untergeht, ist die Bewertung des Gesamtbildes, insbesondere die Geschäftsprozess- und Organisationsebene des Teamkontextes. Was weiterhin oft schief läuft, ist die vollkommene Fehleinschätzung der Lotus Notes Groupware (und hoffentlich zukünftigen anderen Plattformen für Groupware bald auch) unterliegenden Datenbanktechnologie mit Replikation. Bei einer additiven Checklisten-Beurteilung wird die Art und Weise, wie Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in einer 'richtigen' Groupware-basierten Workflow Lösung im Office Bereich eingebettet sind, nicht berücksichtigt. In der Re-Organisation, der wirklichen Reorganisation durch Groupware unterstützter betrieblicher Abläufe liegt der kritische Erfolgsfaktor, nicht im genialen Einzel-Feature (noch einmal: abgesehen von der Replikationsarchitektur). Erfolgreiche Benutzer von Groupware argumentieren von den Anwendungen und attraktiven Lösungen ihrer betrieblichen Aufgaben her, die sie mit einem mal computergestützt ganz anders und effizienter realisieren können. Sie argumentieren nicht aus dem durch die Feature-Überladenheit der PC-Zeit üblichen Argumentationsketten Werkzeug- und Ich-zentriert: Mein Textsystem hat aber mehr Menüoptionen als Deines und ist deshalb besser ... Vielmehr werden die einzelnen Desktop-Systeme in einem Gesamtkontext des Teams, der Abteilung, der Projektaufgabe verstanden, bei denen gemeinsam an Lösungen in Prozeßketten gearbeitet wird. Aus der üblichen Textverarbeitung an einem PC im Büro wird kommunikationsintegriertes Textmanagement, bei dem die Standards sog. 'moderner' Systeme für Textverarbeitung im Office Bereich (wegen ihrer Papierorientierung) als fehlakzentuiert, Feature-mäßig vollkommen überladen und ineffizient erscheinen.

Manche Consulting - Organisationen behaupten dann richtigerweise gleich, um die Pointe deutlich zu machen, daß PCs im Officebereich zur Produktivität im allgemeinverstandenen betriebswirtschaftlichen Sinn bisher nur sehr wenig beigetragen haben, sondern ihr Produktivitätsbeitrag oft eher negativ ist. (Wer hier empört den Kopf schüttelt achte in den 'modernen' Büros dieser Welt auf die Unmassen von hochgestylten Laserdruckerausdrucken, die in den Papierkörben unter den Desktops zu entsorgen sind. Oder er frage sich, warum eine friedliche und gutwillige Mitarbeiterin sich an ihrem PC-Arbeitsplatz mit über 2000 Menüoptionen allein bei ihrem 'modernen' und 'zukunfstweisenden' Textsystem auseinandersetzen muß. Es mag dabei ja bisweilen Freude bei der Schrifttypwahl und beim hobbymäßigen Layouten ausgelebt werden, aber: bei der Nutzung des Firmenwagens werden ja auch nicht jedesmahl die Sitzanordnung, Polster, Motorart, Reifen oder Lackfarben innen wie außen in Frage gestellt oder die aktuellen persönlichen Vorlieben für Motoreinspritzungsvarianten oder Fahrwerkabstimmung vollkommen neu eingestellt.)

** Grundlegender Architekturbruch erforderlich: Replikation als entscheidendes Architekturmerkmal für Office-Workflow

Zu einer Reorganisation in Richtung Team- und Problemlösungsorientierung bedarf es freilich nicht nur Michael Hammer, der richtigerweise seit Jahren betriebliche Re-Organisation predigt und von McKinsey Consultern, die ein strategisches Reorganisationskonzept für die beauftragende Unternehmung erarbeiten. Sondern es bedarf für den Backend-Bereich der (Dokumenten-) Informationsablage und der damit verbundenen Kommunikation und Koordination doch eines grundlegenden technologischen Architekturbruchs, um diese angestrebte effektive und effiziente Teamarbeit im Büroalltag mit seinem komplexen Workflow-Geflecht auch zu unterstützen. Und hier ist vor allem der entscheidende innovative Schitt, dezentral getriebene 'Replikation' als essentielles Architekturmerkmal für typische Workflow-getriebene Büroanwendungen in den Vordergrund zu rücken, gemeint.

'Replikation' wird derzeit zunehmend in die Marketingschlachten geführt - und von seiner grundlegenden Allgemeinheit allzu oft mißverstanden. Es ist hier nicht der Ort, in technische Details abzusinken. Lassen sie uns deshalb 'Replikation' an einem typischen Anwendungsszenario erläutern. Vorweg: Replikation leist informationstechnologisch prinzipiell genau das, was im Informationsmanagement von Unternehmen oder öffentlichen Organisationen ohne Computer alltäglich ohnehin stattfindet (relationale Datenbanken tun dies dagegen nicht).

Abb. 2: Database 'WI2 IM Library & Material loc E', View '2 WI2 Team\1 Reportstruktur: Kapitel/Doks', Document 'Abb. 2: Workflow Beispiel: Aufgabendefinition "Neue Bestellung" im GroupFlow Modellierer' Workflow- und Aufgabendefinition im GroupFlow - System

** Beispiel für Replikationsarchitektur: Workflow im Projektmanagement

In einem Projektteam 'Errichtung neue Filiale' haben die Beteiligten unterschiedlichste Funktionen zu erfüllen. Die Projektleiterin ist generell für planungsgerechte Abwicklung, Ressourcenmanagement, Termineinhaltung, Reaktionen auf die unvermeidbaren Abweichungen und Unvorhergesehenheiten, die Budgets, usw. verantwortlich. Der Schulungsleiter managt die Komponente Training, die Bauleitung die Erstellung des neuen Filialgebäudes, usw. Der Informationsstand aller Projektbeteiligten ist u.a. in der Gesamtheit aller projektbezogenen Dokumente wiedergespiegelt. Diese befinden sich in den Aktentaschen der Beteiligten, auf Schreibtischen, in Mappen und Ordnern in den Büros der diversen Projektleitung(-en), in computergestützten und ausgedruckten Planungsunterlagen, in Archivinformationen, und vielerlei mehr.

Während des Projektablaufs findet laufend Informationsclearing und Kommunikation statt: Es werden Unterlagen verteilt, kopiert, korrigiert, abgeglichen, abgelegt, versandt, usw. Dieser Prozeß wird zum ersten getrieben durch festgelegte betriebsorganisatorische Strukturen, wie z.B. ein System für Projektmanagement oder die Berichtshierarchie. Zum zweiten wird der Abwicklungsprozeß aber auch in entscheidender Weise dezentral getrieben durch das immer wieder neu gestaltete Kommunikationsnetz und den Informations-Workflow zwischen den Beteiligten. Diese erwarten die Bereitstellung originärer Informationen, fordern Kopien anderenorts verfügbarer Informationen, klären konfliktäre Situationen lokal ab und teilen sie betroffenen Beteiligten (hoffentlich) mit, verfassen Rückmeldungen über Planrevisionen, u.a.m. Dieser laufende Austauschprozeß kann als 'Replikation' unter den Projektbeteiligten, daß heißt Verteilung und laufender Abgleich, des projektrelevanten Wissens verstanden werden. In der Bürowelt ist insbesondere die zweite dezentrale Komponente, d.h. der laufende Abgleich der durch die einzelnen Projektbeteiligten initiierten Vorgangsketten durch vielfältige nichtelektronische Medien und offene Informations- und Kommunikationsstrukturen (Memo, Report, Fax, Telefon, Formular, usw.) geprägt.

Wie wäre es, wenn dieses projektbegleitende Informations- und Kommunikationssystem durch in eine Datenbankanwendung eingebettete integrierte Architektur mit einem das o.a. Praxisszenario genau wiederspiegelnden Kommunikationsprinzip abgebildet würde? Dieses Informationen vernetzende Kommunikationsprinzip wird als computergestützte Replikation bezeichnet.

** Informations-Workflow zwischen den Beteiligten

Jeder Projektbeteiligte hätte eine Kopie dieser Datenbank (im Fall von Lotus Notes als eine Datei) auf seinem Desktop- oder Laptopsystem. Jeder Beteiligte hätte dabei in dieser Datenbankanwendung individuelle nur ihn betreffende Informationen gespeichert, desweiteren Kopien von Ordnern der ihn in seinen verschiedenen Zuständigkeiten betreffenden Dokumente und Dokumentenordner, die alle Projektbeteiligten gemeinsam betreffen. Und genau hier würde ein Workflow System seine Arbeit beginnen, indem es in alle gemeinsam betreffenden Ordnern den zu jeder Situation richtigen Informationsfluß managen würde. Für die individuelle Kommunikation würden die einzelnen Beteiligten laufend ihre Hol- und Sende-Wünsche gegenseitig artikulieren und praktisch abwickeln (dies ist beim Notes-typischen Information Sharing Modell ohne elektronische Post und explizites Kopieren möglich). Der Informationsstand über das gesamte Projekt wäre dabei genau so wie in der bisherigen Nicht-Computerwelt: Die Gesamtheit der Informationen aller Projektbeteiligten definiert den Informationsstand des Gesamtprojekts, mit dem Unterschied, daß hier, wenn gewünscht, der gesamte Informationsstand ungleich einfacher hergestellt werden kann bzw. das Netz individueller Abgleiche jederzeit grundlegend besser und nachhaltig durchorganisiert werden kann. Folglich gibt es nicht ein Individuum oder einen Bürobereich mit Ordnern, bei dem identische Informationen vorhanden wären - wohl aber findet sich ein buntes Muster von Kopien der verschiedensten Dokumententypen und Ordnern bei den Beteiligten und in den Büros.

Genau dies entspricht der voll dezentral getriebenen und demokratischen Replikationsarchitektur von Lotus Notes (Peer-to-Peer Replikationsmodell ohne Master). Der Workflow ergibt sich durch die Aktivierung der Benutzerfunktion 'Repliziere' (also nicht: Sende EMail) an jedem beliebigen Arbeitsplatz oder Server. Um Mißverständnisse zu vermeiden: Ein Peer-to-Peer Modell ist der allgemeinste Fall verteilter Datenhaltung; es beinhaltet als eingeschränkten Sonderfall die bisher praktisch ausschließlich betriebenen Master-zu-Master Replikationsarchitekturen im Datenbankbereich (Master-Replikation findet sich z.B. bei dem angekündigten Microsoft Exchange System). Die mit zentralen Funktionen und Koordinierungsaktivitäten betrauten Instanzen werden sich zur lückenlosen Abwicklung des Workflows, der alle Projektbeteiligten angeht, einem (Koordinierungs-)Server (in der logischen Rolle eines speziellen Peers) bedienen. In diesem Groupware-basierten Workflow Szenario befinden sich alle Projektinformationen in einer Datenbankanwendung, deren Vielzahl von Dateikopien verteilt gehalten werden: Es mag dabei der Fall sein, daß keine File-Kopie dieser Datenbank einer anderen gleicht. Die Schnittmenge aller in den verteilten Datenbanken (-Dateien) gehaltenen Datenbankobjekte definiert die gesamte Datenbank; diese Schnittmenge ist eine virtuelle Konstruktion. Jede Organisation mag sich überlegen, ob es zweckmäßig und überhaupt notwendig ist, diese Gesamtheit aller relevanten Anwendungsobjekte in einem einzigen Datenbankfile physisch irgendwo zu halten (nur diese Kopie entspräche dann dem bisher üblichen Konzept zentraler Datenbankhaltung bei relationalen Datenbanksystemen oder auch den meisten bisherigen, nach diesem klassischen, relationalen und zentralen Konzept modellierten Notes-Anwendungen).

Gemessen an den Strukturen der bisherigen PC-Bürowelt wird damit die Vielzahl von Informationsobjekten, die als Dateien auf den verschiedenen PCs oder Büro-Servern verteilt sind, auf eine integrierte Datenbankumgebung reduziert. In der Datenbankanwendung lassen sich die Informationsobjekte koordinieren und insbesondere in Workflow Pozesse einschleusen. Der Mechanismus, der diese wohlgeordnete und flexible Verteilung in praktisch beliebiger Granularität ermöglicht, ist die Replikation.


Abb. 3: Database 'WI2 IM Library & Material loc E', View '2 WI2 Team\1 Reportstruktur: Kapitel/Doks', Document 'Abb. 3: Workflow Beispiel: Ausnahmebehandlung im GroupFlow System' Workflow-Beispiel: Beschaffungsvorgang Fuhrparkerweiterung im GroupFlow - System

** Zunehmend Werkzeugumgebungen angeboten: Workflow Management auf Groupware Basis

Für die praktische Gestaltung von Workflow-Systemen für den Office-Bereich werden zunehmend Werkzeugumgebungen angeboten. Diese sollten mindestens folgende Komponenten umfassen: (1) Graphisches Entwurfswerkzeug zur Workflow Modellierung [siehe Abb. 1, 2], (2) Runtime-System zur Abwicklung der Workflow Prozesse [siehe Abb. 3, 4] und (3) Protokollumgebung zur Dokumentation wichtiger Prozeßschritte. Empfehlenswert sind zusätzlich noch die Komponenten: (4) Monitor-System zur Kontrolle und Überwachung des Workflows und (5) Simulationswerkzeug zur Evaluation geplanter oder bestehender Workflows im Rahmen ihrer möglicherweise alternativen Geschäftsprozesse [siehe Abb. 1]. Insbesondere ist dabei auch die Organisationsstruktur zu erfassen, u.a. durch die Definition von Personen, Teams, Rollen oder Abteilungen [siehe Abb. 2, 3].

Und hier tut sich noch ein weiterer Trend in Büroumgebungen auf: Im Zusammenhang mit der Gestaltung hier erwähnter Workflow-Systeme ist es sicherlich nicht ausreichend, Prozesse und Strukturen eines schon lange bestehenden Systems abzubilden und so zu elektronifizieren. Bei der Umsetzung besteht deshalb die Notwendigkeit, betriebswirtschaftliche Organisationsmodelle einzubeziehen, um damit effiziente und regelmäßig neuere Koordinationsformen für die jeweiligen Aufgaben zu ermitteln. Das Ideal schlank gilt auch für Organisationsstrukturen und Lean-Organisation geht sicherlich einher mit innovativen Workflow-Systemen. Organisationsstrukturen mit Personen, Stellen und Abteilungen oder Arbeitsgruppen und Rollen können vor dem Hintergrund der Dynamik unternehmerischer Aufgaben und Rahmenbedingungen für die jeweilige Teilaufgabe flexibel, gegebenenfalls bei laufender Aktualisierung gestaltet werden. Computergestützte Workflow-Systeme erreichen nur einen Teil der beschriebenen Flexibilität und Reaktionsfahigkeit, wenn sie weiterhin auf alten Strukturen basierend operieren müssen. Die Organisationsgestaltung erfolgt unter anderem mit dem Ziel, die Koordinationskosten bzw. die Informations- und Kommunikationskosten der beteiligten Akteure situationsangepaßt zu senken. Wenn z.B. eine grundlegende Verbesserung in den time-to-market Zyklen einer Unternehmung angestrebt ist, bieten Groupware-basierte Workflow Systeme ein ausgezeichnetes technologisches Potential zur Unterstützung dieses Zieles. Die erfolgreichen Erfahrungen aller Unternehmen, welche dies bisher realisiert haben (siehe die o.a. Referenz auf die IDC Studie von 1994) zeigen aber, daß Groupware subsidiär ist: Erst kommt die Reorganisation der Geschäftsprozesse, dann die Technologie. Eine interessante Erfahrung bei Lotus Notes ist, daß die innovative Ausstrahlung und damit verbunde Katalysatorwirkungen die Friktionen (und den 'Schmerz' einer Unternehmung im oft radikalen Abbau alter Strukturen) mildern, weil die neuen Strukturen von allen Beteiligten in ihrer grundlegenden Produktivitätssteigerung und Teamausrichtung als ein äußerst positiver Quantensprung in der betrieblichen Reorganisation aufgenommen werden.


Abb. 4: Database 'WI2 IM Library & Material loc E', View '2 WI2 Team\1 Reportstruktur: Kapitel/Doks', Document 'Abb. 4: Workflow Beispiel: Ausnahmebehandlung im GroupFlow System' Workflow-Beispiel: Überarbeitung ein Bestellung im GroupFlow - System

** Ungleich höhere Flexibilität

Das Zusammenwirken zwischen Groupware und den Workflow Systemen für den Office Bereich ist dabei wie folgt zu verstehen. Groupware stellt die Plattform insbesondere für das Runtime-System dar (ähnlich wie seinerzeit Cobol für kommerzielle Anwendungen). Die anderen Komponenten sind organisatorische Konzepte wie auch Werkzeuge zu deren Umsetzung, um den Workflow in einer organisationsadäquaten Anwendungssicht zu gestalten und einzuführen. Sie werden als Zusatzwerkzeuge und spezielle Frontendkomponenten über das Runtime-System gelegt.

Die Workflow Objekte sind vor allem Dokumente in Compound-Document Strukturen (umfassen Text, Datenfelder, Tabellen, Graphik oder Image; Multimediaobjekte wie Sprache oder Video), Formulare / Masken und aggregierte Objekte wie Vorgangsmappen. Connectivity läßt sich auf vielerlei Ebenen unterstützen über Mechanismen wie etwa Im- / Export, Gateways, Datenbankanbindung (z.B. ODBC oder SQL Kanäle) oder Objekteinbettungstechnologien (z.B. OLE, Open Doc).

Gegenüber der 'klassischen' EDV-Welt und darin verankerter Workflow-Systeme ist die Flexibilität von Groupware-basierten Systemen für den Office Bereich ungleich höher. Derartige Workflow Systeme können, wie z.B. das im Team des Verfassers entwickelte GroupFlow-System, ein Workflow-Kontinuum, von vollautomatisierten Prozeßketten bis zu offenen Teamstrukturen in integrierter Weise unterstützen. Die Kosten und der notwendige Zeitrahmen für eine Erstinstallation eines lauffähigen Workflow Systems sind bei der Einbettung in Groupwareplattformen erheblich geringer. So schwierig solche Vergleiche sind - aber dennoch sei eine Erfahrung weitergegeben: Kalkulationen zeigen, daß z.B. Lotus Notes Groupware basierte Workflow Systeme zu 20% und weniger der Installationskosten gegenüber Systemen mit 'klassischer' EDV-Architektur aufweisen.