PAVONE AG: PAVONE Enterprise Office, PAVONE AG, Paderborn 2002.

THEMES: PAVONE AG\Products
YEAR: 2002
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User: Anonymous


LABEL: PAVONE Enterprise Office | PAVONE Espresso | PAVONE Workflow | Synchronization
ORGANIZATIONS: PAVONE AG
PLACES: Paderborn
THINGS: Adressen | Palm | Pocket PC
TIME: 2002
 
Synchronization
Enterprise Office Release 5.5 (2002)

Allgemeines zur Synchronisation

Die Synchronisation ist eine neues Produktmerkmal von PAVONE Enterprise Office 5.5. Mit Hilfe der Synchronisation kann der Benutzer bestimmte Dokumente aus der Office Database in seine lokalen Datenbanken kopieren und später abgleichen.
  • Adressen werden in das persönliche Adressbuch kopiert
  • Andere Dokumente werden in eine lokale Journaldatenbank kopiert

    Der Benutzer hat so auch lokalen Zugriff auf wichtige Dokumente, ohne dass er die gesamte Office Database lokal replizieren muss. Unter Zuhilfenahme von EasySync von Lotus können die Daten dann weiter auf den Palm Organizer gespielt werden.

    Das persönliche Adressbuch und die Journal Datenbank sind hierbei Schnittstelle zwischen Palm Organizer und Office Database.


    Die gewünschten Dokumente, die sich der Benutzer lokal synchronisieren möchte, kann er in allen Ansichten über die Aktion 'Adminstration\Dokumente mit lokalen Datenbanken synchronisieren' bestimmen. Die Dokumente werden synchronisiert und gleichzeitig in den persönlichen Ordner 'Synchronisation' abgelegt. Die Aktion 'Administration\Dokument aus lokalen Datenbanken zurücknehmen' nimmt gewählte Dokumente aus den lokalen Datenbanken und aus dem Ordner 'Synchronisation' wieder heraus.


    Im persönlichen Ordner 'Synchronisation' hat man einen Überblick über alle Dokumente, die man in lokale Datenbanken synchronisiert hat. Alle Dokumente, die man aus dem Ordner nimmt oder dem Ordner hinzufügt, werden über die Aktion 'Synchronisation/Alle Dokumente synchronisieren' entsprechend mit den lokalen Datenbanken synchronisiert. Gleichzeitig werden Änderungen zwischen den Dokumenten in den lokalen Datenbanken und der Office Database abgeglichen. Änderungen an Dokumenten in der Journal Datenbanken werden jedoch aus technischen Gründen nicht in die Office Database übernommen. Die Aktionen 'Synchronisation/Gewählte Dokumente synchronisieren' und 'Synchronisation/Gewählte Dokumente herausnehmen' wirken sich nur auf den aktuell selektierten Dokumenten aus.
    Bei der Auswahl eines Dokuments und dem Wählen der Aktion 'Öffne korrespondierendes Dokument' wird das entsprechende Dokument in der lokalen Datenbank geöffnet.
    Über die Aktion 'Synchronisation/Import von Adressen aus pers. Adressbuch' kann man Adressen aus dem persönlichen Adressbuch in die Office Database übernehmen. Alternativ kann man den zu importierenden Adressen auch die Kategorie 'PAVONE E Office' geben. Alle Adressen mit dieser Kategorie werden automatisch über die Aktion 'Synchronisation/Alle Dokumente synchronisieren' in die Office Database übernommen.



3 Aufbau der Datenbanken

    Administration

    Die Schaltfläche Administration hat, abhängig von der Ansicht oder Maske in der sie ausgewählt wird, bis zu sieben Unterpunkte.
    Adresszuordnung
    Adresszuordnung aktualisieren
    Dokumente mit lokalen Datenbanken synchronisieren
    Dokumente aus lokalen Datenbanken zurücknehmen
    In Papierkorb verschieben
    Persönliche Wiedervorlage...
    Zugriff

    Hide details for AdresszuordnungAdresszuordnung

    Diese Schaltfläche ruft folgende Dialogbox auf:
    Erstes Registerblatt


    Die Schaltfläche Auswählen... ruft eine Dialogbox auf, die Sie eine Adressansicht auswählen läßt. Sie können aber auch Adressen aus der internen Zwischenablage einfügen.


    Zweites Registerblatt


    Die Schaltfläche Hinzufügen... öffnet eine Dialogbox, die nicht nur Adressen aus Adressansichten hinzufügen läßt, sondern auch Adresslisten aus der Ansicht Seriensendung.


    Die Schaltfläche Werkzeuge... öffnet folgende Dialogbox:

    Sechs Optionen sind wählbar.

    Hide details for Adresszuordnung aktualisierenAdresszuordnung aktualisieren

    Mit dieser Schaltfläche werden Adresszuordnungen überprüft und gegebenfalls aktualisiert. Sie erhalten eine entsprechende Meldung.
    oder
    Eine Mehrfachauswahl von Dokumenten ist möglich.

    Hide details for Dokumente mit lokalen Datenbanken synchronisierenDokumente mit lokalen Datenbanken synchronisieren

    Es ist möglich Dokumente verschieden Typs mit lokalen Datenbanken abzugleichen. Sie erhalten eine entsprechende Meldung.
    Selektieren Sie die gewünschten Dokumente. Adressen werden mit dem lokalem Adressbuch abgeglichen. Andere Dokumenttypen werden mit dem Persönlichen Journal abgeglichen. Beachten Sie bitte das bei einigen Dokumenttypen nicht alle Felder abgeglichen werden. Obligatorisch sind hier die Felder Betreff: und das Feld Inhalt.

    Hide details for Dokumente aus lokalen Datenbanken zurücknehmenDokumente aus lokalen Datenbanken zurücknehmen

    Selektieren Sie die gewünschten Dokumente. Adressen werden aus dem lokalem Adressbuch entfernt. Andere Dokumenttypen werden aus dem Persönlichen Journal entfernt.

    Hide details for In Papierkorb verschiebenIn Papierkorb verschieben


    Mit dieser Funktion verschieben Sie ausgewählte Dokumente in den Papierkorb (sog. soft delete). Diese Funktion ist für Benutzer ohne Löschrechte gedacht. Der Administrator kann in seinen entsprechenden Ansichten entscheiden ob diese Dokumente permanent aus der Datenbank entfernt werden sollen oder ob sie wiederhergestellt werden müssen.
    Eine Dialogbox mit einer Nachfrage zum Löschen wird dem Benutzer bei Ausführung dieser Funktion angezeigt.

    Hide details for Persönliche WiedervorlagePersönliche Wiedervorlage


    Die folgende Dialogbox wird geöffnet:

    Sie können Datum, Uhrzeit und Priorität für die persönliche Wiedervorlage eingeben. Die Kommentarbox bietet Platz für weitere Einträge.
    Das Dokument wird in den beiden Wiedervorlage Ansichten eingetragen.

    Hide details for ZugriffZugriff

    Diese Schaltfläche ruft folgende Dialogbox auf:
    Erstes Registerblatt

    Die Personen mit Leserechten sind hier aufgeführt. Sie können über die Schaltflächen Änderungen vornehmen.

    Zweites Registerblatt

    Die Personen mit Schreibrechten sind hier aufgeführt. Sie können über die Schaltflächen Änderungen vornehmen.

    Drittes Registerblatt

    Die Personen mit weiteren Rechten sind hier aufgeführt. Sie können keine Änderungen an dieser Stelle vornehmen.



    Feld oder
    Registerblatt
    Bedeutung
    Leserechte,
    Schreibrechte
    Mit Hilfe der Schaltflächen, die Sie in diesen Bereichen der Dialogbox finden, haben Sie die Möglichkeit aus verschiedenen Datenbanken oder Listen Personen oder Gruppen auszuwählen, die ein Dokument zur Kenntnis nehmen sollen oder Rechte erhalten sollen. Sie können aus allen ihn zur Verfügung stehenden Adressdatenbanken wählen.
    Hinzufügen...Klicken Sie diese Schaltfläche, um Personen aus den zur Verfügung stehenden Datenbanken hinzuzufügen.
    EntfernenKlicken Sie diese Schaltfläche, wenn Sie die in dem Auswahlfeld selektierte Person aus der Liste entfernen möchten.
    Alle EntfernenKlicken Sie diese Schaltfläche, wenn Sie alle Person aus der Liste entfernen möchten.