Anlegen einer neuen Besprechung
1 Für die neue Besprechung muss ein Thema eingegeben werden, dass Gegenstand der Besprechung ist
2 Durch Anklicken der entsprechenden Symbole lassen sich Beginn und Ende der Besprechung komfortabel eingeben
3 Über das Adressbuch können die Personen ausgewählt werden, die an der Besprechung teilnehmen sollen
4 Für die Besprechung sollte zudem ein Ort angegeben werden
a Über die Alarmfunktion kann man sich an einem festzulegendem Zeitpunkt vor der Besprechung an diese erinnern lassen
b Die Leitungsfunktion der Besprechung übernimmt automatisch die Person, die die Besprechung angelegt hat
Nutzung des Planers zum Anlegen einer neuen Besprechung
Falls wie im vorherigen Beispiel der Zeitraum für die Besprechung einfach vorgegeben wird, kann nicht sichergestellt werde, dass alle Personen, die an der Besprechung teilnehmen sollen, auch Zeit haben. So kann sich unter Umständen eine aufwändige Neuplanung der Besprechung ergeben.
Dieses Problem wird durch Einsatz der "Planers" verhindert.
A Durch Auswahl des entsprechenden Symbols wird der "Planer" angezeigt
B Alle Personen, die an der Besprechung teilnehmen sollen, werden nun aufgelistet. Durch farbige Markierungen wird die zeitliche Verfügbarkeit der Personen dargestellt. Diese Informationen werden aus den jeweiligen Kalendern der Personen eingelesen. Ein rotes Kästchen bedeutet, dass die Person in dem Zeitraum keine Zeit hat. Ein weißes Kästchen hingegen bedeutet, dass die Person noch keinen Termin zu dem Zeitraum in ihrem Kalender eingetragen hat.
C Über einen Balken, den man verschieben kann, lässt sich ein Zeitraum finden, an dem alle Beteiligte der Besprechung Zeit haben. Der Balken ist in diesem Fall grün.
D Wenn ein passender Zeitraum gefunden wurde, werden die Felder für den Zeitraum der Besprechung automatisch aktualisiert
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